Tekst Leo de Rooij en kapitein Klaas Daane Bolier
Foto Paul Tolenaar

CDC volop aan de bak tijdens EU-voorzitterschap

Foto boven: Tijdens het EU-voorzitterschap verzorgt Paresto een half jaar lang luxe lunches, gemiddeld zo’n 3 keer in de week voor 70 tot 150 gasten.

Als Nederland volgend jaar voor de 12e keer het voorzitterschap van de Europese Unie bekleedt, breken voor het CDC drukke tijden aan. Bijna elk dienstencentrum van de divisies Facilitair & Logistiek en Vastgoed & Beveiliging levert ondersteuning aan het EU-voorzitterschap. “Defensie is preferred supplier en daarom is het voor het CDC alle zeilen bijzetten”, weet projectleider Varscha Chaitram-Mathoera van de Groep Vraag & Aanbod Management (VAM). 

Tussen 1 januari en 30 juni 2016 ontvangt Nederland naar verwachting 20 tot 25.000 delegatieleden en 100'en journalisten uit binnen- en buitenland. De Ministerraad heeft het Marine Etablissement Amsterdam (MEA) als centrale locatie aangewezen voor circa 140 ambtelijke vergaderingen en conferenties. De Centrale Projectorganisatie EU 2016 (CPEU2016) van Buitenlandse Zaken faciliteert het EU-voorzitterschap, ondersteund door het Commando DienstenCentra van Defensie.

“Het EU-voorzitterschap is door zijn omvang en duur, maar ook qua complexiteit, een uniek project voor het CDC”, stelt Chaitram-Mathoera. “Normaal ondersteunen we evenementen die veel korter duren. Daarnaast heb je nu te maken met een veelheid aan partijen, en dat maakt het een zeer uitdagend project. Een project waar we overigens al geruime tijd volop mee bezig zijn. We willen niets aan het toeval overlaten en daarom steken we veel tijd in alle voorbereidingen. Met als samenvattende vraag: wat kunnen we leveren binnen de gestelde kwaliteitseisen en overige wensen? En welk prijskaartje hangt daaraan?”

Projectleider Varscha Chaitram-Mathoera. “EU-voorzitterschap uniek project voor CDC.”

“Buitenlandse Zaken verwacht een hoog niveau van ondersteuning”

Hoog niveau ondersteuning

Gastvrij en vernieuwend met een Nederlands tintje. Dát is het motto dat het CDC, de gespecialiseerde dienstverlener én ondersteuner van Defensie, tijdens het Nederlandse EU-voorzitterschap hanteert. Chaitram-Mathoera: “Buitenlandse Zaken verwacht een hoog niveau van ondersteuning. Daarover hebben we afspraken gemaakt met de diverse dienstencentra: met de Defensie Verkeers- en Vervoersorganisatie over transport en personenvervoer, met de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie over beveiliging van gebouwen op het MEA, met Paresto over de catering, met het Facilitair Bedrijf Defensie over facilitaire zaken als de schoonmaak. Veel coördineren, veel afstemmen met meerdere partijen. Dat maakt het een zeer uitdagende klus!” 

Visitekaartje

Tijdens het EU-voorzitterschap is iedere betrokken medewerker een half jaar lang het visitekaartje van Nederland. Van catering tot schoonmaak, van vervoer tot gastheerschap, alles moet kloppen. Pijler laat 2 medewerkers aan het woord. 

Michiel Rap, cateringmanager van Paresto voor het EU-voorzitterschap. “Grote uitdaging is om het hoge niveau voor langere tijd vast te houden.”

Michiel Rap, verantwoordelijk cateringmanager van Paresto voor het EU-voorzitterschap. Hoe gaat hij om met die druk? 

“We gaan een half jaar lang luxe lunches verzorgen, gemiddeld zo’n 3 keer in de week voor 70 tot 150 gasten. Daarnaast hebben we natuurlijk de vergaderingen gedurende de dag. Het is allemaal wat luxer en uitgebreider dan wat we normaal serveren, maar daar kunnen we uitstekend mee omgaan. Daarnaast wil Buitenlandse Zaken graag dat we Nederlandse producten promoten. Daarom serveren we regelmatig lekkernijen als Friese nagelkaas, erwtensoep, seizoengroenten en streekproducten. De grote uitdaging voor ons is om het hoge niveau in deze omvang voor langere tijd vast te houden. We mogen dus niet verslappen.”

”De flexibiliteit ervaar ik als zeer prettig”

Paul Kerkhoffs is speciaal voor het voorzitterschap gedetacheerd bij Buitenlandse Zaken. De landmachtmajoor is namens dit departement projectleider Locatie & Beveiliging en daarmee onder andere verantwoordelijk voor de schoonmaak en de beveiliging van het vergadercomplex.

“Het feit dat ik uit de militaire organisatie kom, is een groot voordeel en tevens de reden waarom ik uitgeleend ben aan Buitenlandse Zaken. De top vindt plaats op een Defensiecomplex en onze organisatie is toch wat anders dan de andere departementen van de Rijksoverheid. Die doen veel meer zaken gezamenlijk. Je hebt bijvoorbeeld 1 overheidsbrede bewakingsdienst. Wij vallen daar als Defensie weer buiten. Ook hebben wij onze eigen smartcards die weer anders zijn dan bij de rest van de overheid. Het is dus handig als je de weg weet.”

“Buitenlandse Zaken heeft strenge eisen voor de schoonmaak tijdens de top. Dat betekent dat wij meer schoonmakers laten inzetten en strengere eisen stellen. Het CDC, dat de schoonmakers inhuurt, ondersteunt ons daarin prima. Ook de flexibiliteit ervaar ik als zeer prettig. Het is goed samenwerken met het CDC.”

Intensieve voorbereidingen, zoals tijdens de grote repetitie eind november op het MEA, moeten straks hun vruchten afwerpen. Om de kazerne tijdens het EU-voorzitterschap spic en span te houden, zijn extra schoonmakers ingehuurd.