‘Hoe maak jij het verschil?’

Vakdag geeft P&O’er positieve impuls

De P&O-adviseur. Meestal ontmoet je hem bij je sollicitatiegesprek en tussen de bedrijven door. Ook wanneer je afscheid neemt, zie je hem. De Divisie Personeel en Organisatie Defensie van het Commando DienstenCentra heeft een vakdag belegd met als thema: ‘hoe maak jij als P&O-professional bij Defensie het verschil?’ Inspirerende gastsprekers en workshops daagden iedereen uit die vraag te beantwoorden. Pijler noteerde het antwoord van P&O’ers van verschillende pluimage. 

Kolonel Egon Hoppe | gastspreker over hostmanship in de P&O-praktijk

“Het gevoel van welkom zijn”

“Een goede P&O’er zijn begint met de juiste basishouding. Realiseer je dat je er primair bent voor de ‘lijnmedewerker’ en leer te kijken door de ogen van de ander. Dat is minstens zo cruciaal als vakkennis en het grotere geheel van zaken kunnen zien. Personeel is in onze organisatie het belangrijkste kapitaal. Zorg daar dus goed voor. Geef mensen het gevoel dat ze welkom zijn en gehoord worden, dat is wat ik hostmanship noem. Persoonlijk contact is daarbij van grote betekenis. Ga de dialoog niet alleen via mail aan, maar ga naar de mensen toe. Wees laagdrempelig in het contact. Werk bijvoorbeeld een dag op de afdeling of bij de eenheid die je ondersteunt. Organiseer daar een wekelijks inloopspreekuur en schuif aan in de koffiekamer. Maak bewust tijd. Ben je leidinggevende? Dan is hostmanship binnen je eigen organisatie net zo belangrijk. Een voorwaarde om echt klantvriendelijk te kunnen zijn, is dat je zelf ook zo behandeld wordt. In- en extern moeten in balans zijn. Wat je aan de buitenkant verlangt van medewerkers, moet je minimaal aan de binnenkant van de organisatie waar maken.”

Hans Groen | clusterhoofd Advies & Begeleiding bij het Uitvoeringsbedrijf Organisatie & Formatie (Divisie Personeel & Organisatie Defensie)

“Vérder denken dan de gevraagde dienst”

“Een inspirerende presentatie, dat verhaal over hostmanship van kolonel Hoppe. Vérder denken dan alleen de gevraagde dienst. Ook de directe en indirecte gevolgen ervan zien, die benoemen en er vervolgens iets mee doen. Als de Marechaussee op Schiphol een reiziger opnieuw wil controleren, hun primaire taak, kijken ze verder dan dat. Ze bekijken bijvoorbeeld de vluchtgegevens van die persoon en bellen desnoods de luchtvaartmaatschappij om te melden dat de passagier door de vervolgcontrole mogelijk vertraging oploopt. De reiziger is dan gerustgesteld en ervaart het als prettig dat er met hem wordt meegedacht. Dat verhaal vond ik enorm inspirerend. Wij hebben al een klantgerichte houding, maar zo’n presentatie beweegt me om daar toch opnieuw naar te kijken. Overigens, de stelling van Hoppe over interne en externe balans zet me ook aan het denken; interne klantvriendelijkheid is nodig voor externe klantvriendelijkheid. Daar was ik me niet zo van bewust. Gelukkig heb ik een goed en open contact met mijn team. Dus wat dat betreft denk ik dat het wel goed zit.”

Anita Zahradnik | decentraal hoofd P&O van de directie Materiële Instandhouding van het Commando Zeestrijdkrachten

“Kijken waarom iets wél werkt in plaats van waarom niet”

“P&O zie ik als business partner van de klant. We zijn meer dan een ondersteunende dienst en denken proactief mee. De onderwerpen op de P&O-dag sloten goed aan bij dit gedachtegoed. Een eye opener vond ik de methode van ‘waarderend onderzoek’. Hierbij kijk je waarom iets juist wél werkt in plaats van je te focussen op waarom iets níet werkt. Bij strubbelingen binnen een team, op wat voor gebied dan ook, kun je ontrafelen waar dat aan ligt. Maar je kunt ook onderzoeken hoe het komt dat een ander team op dat gebied wel goed functioneert. Met die wetenschap kom je veel verder. Deze benadering vind ik zo interessant, daarover wil ik komend jaar met mijn team een volledige workshop volgen. Het gedachtegoed hostmanship van kolonel Hoppe heb ik aan den lijve ondervonden, toen ik te gast was op ‘zijn’ kazerne in Apeldoorn. Klantvriendelijkheid zit hem in de kleine dingen: bezoekers aan de poort ophalen, mensen een kopje koffie geven als ze moeten wachten en een voorbijganger de weg wijzen als die aan het zoeken is. Deze mentaliteit zit bij ons al aardig tussen de oren. Maar ik zal er met mijn team nu nog alerter op zijn.”