Hoe CDC de band met zijn defensiecollega’s versterkt
“Het Commando DienstenCentra (CDC) is een vitaal onderdeel van Defensie.” Dat zei onlangs de commandant der Strijdkrachten, generaal Tom Middendorp. De uitspraak is de hoogste baas van het Commando DienstenCentra, Leonard Kok, uit het hart gegrepen. Hij heeft een strategie ontwikkeld waarmee hij het CDC van dienstverlener naar ondersteuner wil doorontwikkelen.
Doordat het CDC voor bijvoorbeeld voedsel, gezondheidszorg, gebouwen, oefenterreinen, onderwijs en personeelsdiensten zorgt, kunnen marine, landmacht, luchtmacht en marechaussee zich richten op hun hoofdtaken, begint Kok. “De ondersteunende diensten die wij de defensiecollega’s leveren, zijn behoorlijk goed.”
Van dienstverlener naar ondersteuner
“Door eenvoudigere procedures krijgt de CDC'er de ruimte de defensiecollega beter te ondersteunen”
“Maar we blijven ons ontwikkelen”, vervolgt Kok. “Van dienstverlener worden we ondersteuner.” In een notendop heeft de commandant zich een ‘vierkoppige’ missie gesteld: allereerst de defensiecollega meer centraal stellen in het dagelijks werk. “Door meer samen te werken met de defensieonderdelen, krijgen we meer inzicht in de aanvragen van de defensiecollega. Als tweede maken we de besturing van de ondersteuning eenvoudiger. Als we binnen het CDC meer samenwerken, kunnen we onze diensten meer gecoördineerd aanbieden aan de krijgsmacht. En we verbeteren de toegang tot onze dienstverlening. Zo wordt het voor de defensiecollega eenvoudiger om zijn aanvragen bij het CDC in te dienen. Dan moeten we wel zorgen voor een derde punt: CDC’ers meer ruimte en verantwoordelijkheid bieden om hun werk te doen. Door aanvraagprocedures te vereenvoudigen bijvoorbeeld.”
“Tenslotte moeten we wel binnen de huidige randvoorwaarden blijven werken. The sky is not the limit. We moeten streven naar de hoogst haalbare kwaliteit binnen de beschikbare middelen. En de bezuinigingen die het CDC zijn opgelegd, moeten gerealiseerd worden.”
Vakmensen vertrouwen
Volgens Kok beschikt het CDC over ‘ontzettend goede vakmensen’. “Maar die hebben ook ruimte nodig om hun vak goed te kunnen uitoefenen. We zijn, en dat speelt niet alleen bij het CDC, een beetje doorgeschoten voor wat betreft de regelgeving. We moeten de mensen meer verantwoordelijkheidsruimte laten. En minder met 'een lange schroevendraaier’ sturen vanuit Utrecht.”
“Het CDC is een vitaal onderdeel van Defensie”
Dat betekent een behoorlijke cultuurverandering, denkt Kok. “In houding en gedrag moeten CDC’ers laten zien dat de defensie-eenheden en -collega’s centraal staan. Die gaan we ondersteunen. Daarnaast maken we het, door procedures te versimpelen, voor defensiecollega´s makkelijker om te weten wat ze waar bij wie kunnen regelen. En versimpelde procedures en regels maken het voor de vakmannen en vakvrouwen van het CDC eenvoudiger om defensiecollega´s te helpen.”
Eén loket
Nog te ingewikkeld? Denk aan de volgende beeldspraak, adviseert Kok. Een militair medewerker krijgt de opdracht een oefening te organiseren. Voor het vervoer, de locatie, de cateraar en de munitie moet hij allemaal andere ‘bureautjes’ inschakelen. Verwarring dreigt. Waar moet hij wat aanvragen? En als de ene aanvraag is verwerkt, loopt misschien de andere spaak. Bovendien kan een verkeerd ‘ingeschoten’ procedure roet in het eten gooien en moet de aanvrager zelf het hele proces in de gaten houden.
Dat kan veel makkelijker. Kok: “Het aanvragen van diensten is nu soms te complex. Het is als een schakelbord met heel veel verschillende knoppen. De defensiecollega moet maar net weten hoe alles werkt. Dat gaan we anders doen. In plaats van verschillende loketten met ieder hun specifieke taak, willen we naar één loket waar defensiecollega´s met al hun vragen terecht kunnen. Simpel gezegd zou een aanvrager voor een project gekoppeld moeten worden aan één 'point of contact'. Die kan hem dan helpen alles te regelen. Als CDC moeten we onszelf coördineren, in plaats van dat andere defensieonderdelen dat doen.”
Betrouwbare partner
Waar de focus nu dus ligt op ‘beheersing’ van de processen, moet de aanvrager daar straks niet meer mee lastig worden gevallen, zegt de commandant CDC. “CDC-medewerkers moeten de kans krijgen aanvragers te helpen binnen de beschikbare middelen (ook als een verzoek ‘verkeerd’ wordt ingediend) en de aanvraag te begeleiden tot die is afgerond. Eenvoudigere procedures, eenvoudiger werken, eenvoudiger aanvragen. Een aanvrager moet gewoon zijn bestellijstje kunnen inleveren bij de balie. De CDC-collega bij de balie maakt zo nodig een offerte, koppelt terug of die klopt en regelt het dan. Communiceren met de defensieonderdelen is daarbij cruciaal. Om op te kunnen treden als betrouwbare partner moeten wij in duidelijke bewoording laten weten wat de defensiecollega op welk moment van ons kan verwachten.”
