Tekst tweede-luitenant Johanna van Waardenberg
Foto Mediacentrum Defensie

Facilitaire spelers bij elkaar aan tafel

“Iedereen moest in het begin zijn rol even vinden, maar dat is inmiddels goed gekomen”, zegt hoofd regiokantoor Schaarsbergen van het Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), luitenant-kolonel Willem Veldhuis. Een jaar geleden besloot deze FBD-regio op een andere manier te gaan samenwerken. “Gebruikers van de defensieonderdelen en ondersteuners van het Commando DienstenCentra (CDC) zitten nu geregeld met elkaar aan tafel. We hebben een duidelijke structuur gecreëerd die nu al zijn vruchten afwerpt.”

Het regiokantoor Schaarsbergen is verantwoordelijk voor de ondersteuning op landmacht-, marechaussee-, en luchtmachtkazernes en een CDC-complex in de omgeving Arnhem en de Veluwe. Wat personele omvang betreft is dit de grootste regio”, vertelt Veldhuis. In het verleden regelde ieder onderdeel zijn eigen zaakjes. “Nu doen we dit in de nieuwe FBD-structuur gezamenlijk.” Volgens Veldhuis levert dit al veel voordelen op”. We kunnen als facilitair bedrijf grotere contracten aangaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk schoonmaakcontracten centraal af te sluiten of kantoormeubilair groot in te kopen. Ook kunnen landelijk afspraken worden gemaakt over gelijke normeringen. Dit is positief voor het kostenplaatje; hoe goedkoper wij werken, hoe meer geld er overblijft voor de core business van Defensie.” 

Sb
Hoofd regiokantoor Schaarsbergen van het Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), luitenant-kolonel Willem Veldhuis.

Wennen aan verschillende krijgsmachtculturen

Hoewel de facilitaire herindeling veel positieve ontwikkelingen met zich meebracht, was het in het begin even wennen. “We hebben te maken met verschillende krijgsmachtculturen. Iedereen werkte op zijn eigen manier en hield er eigen regels op na”, zegt de overste. Om die reden zijn er in Schaarsbergen duidelijke contactlijnen gecreëerd. “We hebben alle spelers in het werkgebied bij elkaar gebracht. Door elke 2 maanden regionaal, en maandelijks lokaal, met de belangrijkste spelers om de tafel te gaan, proberen we voor de gebruiker duidelijkheid te scheppen. Het doel is integrale ondersteuning door het CDC na te streven. Ook is deze bijeenkomst het moment waarop de opdrachtgevers hun wensen kenbaar kunnen maken . “Tijdens deze vergaderingen is de kruisbestuiving met elkaars kennis over de ontwikkelingen een grote winst”, vindt Veldhuis. “We brainstormen over diverse onderwerpen en delen ervaringen met elkaar. Daarnaast zijn deze bijeenkomsten ideaal om begrip te kweken voor bepaalde centraal genomen beslissingen. We proberen negatieve gevoelens weg te nemen door het ‘waarom’ van bepaalde beslissingen uit te leggen”, zegt de overste. “Uiteindelijk zijn we allemaal Defensie en is het belangrijk dat je ten alle tijden on speaking terms blijft.”

Het succes en de meerwaarde van dit overleg is natuurlijk ook te danken aan de positieve instelling van alle spelers in dit overleg en de wil om er met elkaar wat van te maken. We kennen elkaar en weten elkaar te vinden; alleen dat al is winst!

Ontwikkelingen bijhouden

Ook zijn de bijeenkomsten volgens Veldhuis belangrijk om de ontwikkelingen bij te houden. “Iedere speler krijgt zijn informatie uit zijn eigen netwerk. Dit wordt met elkaar gedeeld. Zo houdt de Paresto-vertegenwoordiger ons op de hoogte over bijvoorbeeld de chipknip-ontwikkelingen, de DVD over de ontwikkelingen van het Rijksvastgoedbedrijf en bij AOCS Nieuw-Millingen loopteen aantal pilots, bijvoorbeeld WIFI, waar we van op de hoogte worden gehouden Het zou mooi zijn als in de nabije toekomst ook JIVC (DMO) en wellicht ook andere interne- en externe ondersteuners zich bij dit overleg aansluiten om op die wijze de integrale ondersteuning nog verder vorm te kunnen geven.”  

Het CDC werkt voortdurend aan het verbeteren van de ondersteuning. Begin dit jaar is het project Doorontwikkeling Ondersteuning Defensie (PDOD) gestart. Met het PDOD wordt de locatiegebonden ondersteuning verbeterd. De wensen van de gebruikers zijn daarbij het primaire uitgangspunt. Met gebruikers bedoelt het CDC alle militairen en burgers die gebruik maken van de ondersteuning door het CDC. De doelstelling van het project is de gebruikers verder te ontzorgen en de ondersteuning eenvoudiger en meer betrouwbaar in te richten. Bij deze doorontwikkeling zoekt de organisatie actief de samenwerking met de collega’s van de defensieonderdelen. Coördinatie op de lokale ondersteuning zoals het reeds eerder gestarte initiatief in Schaarsbergen past in de strategie van het CDC om de ondersteuning verder te ontwikkelen.